Frequent Questions

Click on a question to see the answer.

Themes

We have compiled the most frequently asked questions by our clients. If any of these questions does not answer your question, contact us.

Table of Contents

Features and implementation

Our system maintains a secured and encryprted database (also with a valid GDPR) per hotel. The database obtains guests, companies, accounts, POS items and all your data, under strict and safe rules. 

To start the configuration, the hotel must complete a form with the necessary information, then proceed to train all staff on the use of the system. Complementing the process with videos and user manuals. The implementation time is estimated between 3 to 10 days, depending on hotel size and needs.

The monthly fee is independent of the amount of reservations that are being managed. It is a fixed price established at the time of purchase.

Yes, the initial training for management will explain how to create users and establish the different permissions, so any modification or creation of a new user can be done by the appropriate person without the need for technical support.

You will be able to enter all the agents, companies and city ledger accounts with which you work. In a quick and simple way, you can select the agent or company inside a guest or group reservation. You will be able to see the different charges of your current account, cash flow. You can link the payments to the different charges or invoices, and always know the balance due, per account or agent.

Our system is cross platform. It can be installed on any Operating System: Mac, Windows, Linux. We also have an App for Android and iOS.

Billing and administration

El control de caja permite registrar tanto ingresos como egresos especificando a qué departamento pertenece o por qué motivo se generó ese movimiento de dinero, generando así un balance de caja y un control de los detalles de cada transacción. También existe un informe específico de gastos por departamento en un determinado periodo de tiempo lo que servirá para controlar sus gastos y utilizar esa información para la toma de decisiones.

Una vez realizada una reserva, el pasajero ya tendrá su ficha de huésped, en donde ya estará su cuenta cliente para poder ingresar todos los pagos que haya realizado antes de su estadía, así podrás saber el saldo a pagar en el momento del check in.

En el sistema podrás solicitar informes de movimientos de caja de los diferentes usuarios y generar reportes en el periodo que se crea conveniente. Cada recepcionista controlará su caja diaria con esta funcionalidad. La gerencia podrá pedir informes de ingresos y gastos según departamentos para facilitar la toma de decisiones

A medida que el hotel va emitiendo facturas para sus huéspedes, el sistema genera un informe detallado sobre las facturas emitidas por fecha, usuario y categoría. Además, el Libro IVA Tur y CITI Ventas en archivo TXT siendo este el formato específico para presentar en AFIP.

Todos los informes y reportes que genera Mini Hotel se podrán exportar mediante un archivo de excel y ser enviados vía mail. También están habilitados para imprimir.

Restaurante y punto de venta

Nuestro módulo gastronómico permite gestionar el restaurante, bar y diferentes punto de venta. Podrá abrir mesas, hacer cargo de habitación, imprimir el ticket de consumos, hacer reducciones o agregar propinas, vender a personas no huéspedes, identificar el mozo que atiende cada mesa. Registrar el ingreso de mercaderías, controlar el stock, identificar los proveedores y las facturas abonadas o pendientes de pago. Definir y modificar artículos y precios. 

El módulo gastronómico permitirá gestionar las mesas y consumos de huéspedes así como también de personas externas al hotel, no necesariamente que estén alojadas en el establecimiento.

El sistema genera una gran cantidad de reportes muy útiles para facilitar el trabajo de gerencia, recepcionistas, housekeeping, etc. Uno de esos reportes es el de comidas, por lo tanto el hotelero podrá saber cada día para cuántas personas deberá preparar el desayuno, almuerzo o cena.

Si el hotel utiliza o necesita contratar otro software específico de algún área del hotel, contamos con la posibilidad de integrar con otros sistemas a través de nuestra API.

Las reservas que ingresen desde el Motor web se reflejarán automáticamente en el mapa de habitaciones ya que, al igual que las OTAs, está conectado al Channel Manager. Éstas son reservas directas del hotel, no se pagará ningún tipo de comisión por las mismas.

Desde el Motor de Reservas el huésped podrá reservar no solo una habitación sino también tours, traslados, comidas, actividades o cualquier otro servicio extra que el hotel ofrezca. 

Channel Manager

El Channel Manager es una herramienta imprescindible para vender de manera online. Con el CM de MINI HOTEL verás reflejadas automáticamente en el mapa todas las reservas que ingresen por las OTAs y tu motor de reservas; actualizando la disponibilidad en tiempo real y evitando sobreventa.

Conectamos con todos los portales con los que trabaje el hotel. El sistema es escalable, por lo que es posible con el tiempo modificar o adicionar OTA’s. 

En la capacitación inicial se explicará al encargado de definir tarifas la manera de establecer precios y restricciones en el Sistema, el mismo podrá modificar de una manera rápida y fácil su información que luego se enviará automáticamente a través del Channel Manager a los diferentes canales de venta on line.